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Reglamentos

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Reglamentos - Normas de Aplicación General

Categoría: Normativa

Título: G.37 - Acceso, Manejo y Seguridad de los Expedientes de la Universidad Simón Bolívar

Contenido del Reglamento:

  

EL CONSEJO DIRECTIVO

 

CONSIDERANDO

 

Que la Universidad Simón Bolívar – USB, tiene bajo su responsabilidad la guarda y custodia de toda su producción documental a fin de garantizar la gestión académica y administrativa;

 

CONSIDERANDO

 

Que las actividades, funciones y procesos académicos y administrativos de la USB tienen su soporte documental en los expedientes que reposan en los archivos de la institución;

 

CONSIDERANDO

 

Que cada expediente corresponde a un asunto y tiene características propias y se debe garantizar la unicidad del mismo;

 

CONSIDERANDO

 

Que la Comisión para la Clasificación de la Información, designada por Consejo Directivo tiene por objeto establecer los principios, bases, lineamientos, procedimientos y normas necesarias para proteger la información y documentación sensible de la Universidad Simón Bolívar;

 

CONSIDERANDO

 

Que el Consejo Directivo en uso de la atribución que le confiere el numeral 12 del artículo 11 del Reglamento General de la Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar, dicta la siguiente:

 

NORMATIVA GENERAL SOBRE ACCESO, MANEJO Y SEGURIDAD DE LOS EXPEDIENTES DE LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

 

TÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

OBJETO

 

Artículo 1.- Establecer lineamientos y normas para regular el acceso, manejo, seguridad, protección de la privacidad, secreto y conservación de los documentos y expedientes de la Universidad Simón Bolívar.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

Artículo 2.- La presente Normativa se aplica a la Universidad Simón Bolívar (USB) en todas sus Sedes; en función de la correcta integración, acceso, manejo, seguridad y resguardo del expediente único, que se custodia en las unidades de archivo de la USB.

 

LINEAMIENTOS

 

Artículo 3.- Los lineamientos para la gestión y seguridad de los expedientes que se encuentran bajo la responsabilidad de la Universidad Simón Bolívar, estarán a cargo del Centro de Documentación y Archivo – Cenda, quien será responsable de establecer los criterios para el acceso, manejo, seguridad, la guarda, custodia, protección y preservación de los documentos y expedientes, generando los mecanismos necesarios para tal fin, en favor de la gestión administrativa de la USB.

 

Artículo 4.- La responsabilidad operativa de la gestión y seguridad de los expedientes que reposan en la USB estará a cargo de las dependencias donde se encuentren físicamente.

 

Artículo 5.- La USB garantizará el acceso a la información pública a través de medios electrónicos, con igual grado de confiabilidad y seguridad que la proporcionada por los medios tradicionales. De igual manera, en lo relativo a los documentos y expedientes electrónicos, asegurará, a través del o los sistemas de gestión de documentos electrónicos que se cumpla con lo establecido en la presente normativa.

 

Artículo 6.- El suministro de información contenida en los expedientes que reposan físicamente en la USB no podrá ser realizado vía telefónica o correo electrónico, la consulta es de manera presencial en las áreas de archivo destinadas para tal fin. 

 

Artículo 7.- Las dependencias que resguarden expedientes, en la USB, deben garantizar la incorporación de documentos a sus expedientes de forma permanente, a fin de evitar la acumulación y posible pérdida de información.

 

UNIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

 

Artículo 8.- El Centro de Documentación y Archivo establecerá los criterios para la unificación de los expedientes de la Institución a fin de garantizar la organicidad y unicidad de los documentos en los mismos. 

 

DEFINICIONES

 

Artículo 9.- A los fines de la presente normativa, se define lo siguiente:

1) Archivo: espacio físico en el que se resguardan documentos recibidos y/o producidos por la USB. En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o cualquier otro dispositivo digital.

 

2) Clasificar: acto de asignar a la información alguna de las categorías definidas en los numerales 1 y 2 del artículo 5 de las Normas Generales sobre la Clasificación, Seguridad y Manejo de la Información y Documentación de la Universidad Simón Bolívar.

 

3) Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte.

 

4) Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo documental producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en desarrollo de su actividad.

 

5) Documento Electrónico: representación electrónica de un agregado de orientación de página de texto, datos gráficos y atributos útiles para identificar, entender y traducir datos, que pueden ser reproducidos en papel o en formas ópticas sin pérdida significativa del contenido de su información.

 

6) Documento Electrónico de Archivo: Puede estar en forma electrónica porque se ha creado mediante un programa informático de aplicación o bien porque ha sido digitalizado (escaneado a partir de un documento en papel).

 

7) Expediente: Conjunto de documentos de archivo que se encuentran ordenados, en cualquier medio o soporte y que tratan de un mismo asunto. 

 

8) Formato de control interno – Solicitud de consulta de expediente: Formulario impreso, digital o en línea que lleva la dependencia donde reposa físicamente el expediente, que permite controlar el acceso y consulta del mismo, contiene los datos requeridos para la búsqueda y localización del expediente.

 

9) Información de acceso público: Toda aquella información no clasificada como restringida, reservada o secreta.

 

10) Información restringida: Aquella información en custodia de la Universidad cuyo conocimiento debe estar limitado en términos generales. Dicha información si fuera conocida por personas no autorizadas, o se hiciere del conocimiento general, podría perjudicar al patrimonio o al buen nombre de la USB, o alguno de sus miembros. Esta información se subdivide en:

 

10.A)  Información reservada: es aquella información restringida que requiere un grado     intermedio de confidencialidad, ya que su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas puede causar daños a la Universidad o a sus miembros.

10.B)  Información secreta: es aquella información restringida que requiere el máximo grado de protección, ya que su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas pueda causar graves daños a la Universidad.

 

11) La Comisión: es la Comisión para la Clasificación de la Información de la Universidad Simón Bolívar que se crea de acuerdo a lo previsto en los artículos 6-7-8 de la Normas Generales sobre Clasificación, Seguridad y Manejo de la Información y Documentación de la Universidad Simón Bolívar. 

 

12) Período de reserva: Es el tiempo que la Comisión establece para que una información sea considerada como restringida. 

 

13) Responsabilidad de la información: es la obligación que tienen las dependencias y las personas que generan y custodian la información, del manejo directo y la conservación de ésta, adoptando las medidas que sean necesarias para resguardar y garantizar la integridad y confidencialidad de la misma.

 

TITULO II

 

DE LA COMPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE

 

Artículo 10.- Los expedientes de la USB de acuerdo con su naturaleza tendrán la composición que quede establecida según los criterios y lineamientos emanados por el Cenda.

 

DE LA FOLIACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

 

Artículo 11.- Todos los expedientes que se producen en las dependencias de la USB deberán ser foliados. Es requisito ineludible la foliación de los documentos para así garantizar la organización de los mismos y la unicidad de los expedientes, atendiendo a los siguientes criterios: 

 

1) En los expedientes la foliación comprenderá la ordenación que se realizará mediante la numeración en correlativo ascendente de todos los folios de cada expediente atendiendo al orden cronológico.

 

2) Se respetará el principio de orden original, es decir, se iniciará con el documento que dio origen al trámite, lo que significa que el documento uno (01) dentro del expediente es aquel que tenga la fecha más antigua.

 

3) Los documentos que dentro del expediente se van a foliar deben estar depurados, es decir, libres de duplicados idénticos, copias exactas o documentos en blanco.

 

4) En cuanto a los materiales a utilizar se debe tener en cuenta que la foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B, no se utilizará bajo ningún concepto bolígrafos, tipex o correctores, tampoco se debe foliar con lápiz de mina roja o azul, se puede considerar el uso de foliadores de documentos.

 

5) Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

 

6) No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C o bis.

 

7) Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.

 

8) Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

 

9) No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. 

 

10) Si existieren documentos plegados, éstos se foliarán siguiendo el orden consecutivo establecido aún cuando estén doblados.

 

11) La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de digitalización.

 

12) Si existiere el caso en que un expediente consta de dos volúmenes, el foliado del segundo volumen debe ser continuación del primero y en el primero se dejarán las indicaciones respectivas de la existencia de otro volumen.

 

13) En los casos en que el expediente deba salir del área del archivo, es imprescindible realizar la foliatura del mismo y señalar los folios en el formulario de préstamo de expedientes.

 

DEL ACCESO

 

Artículo 12.- El acceso a los expedientes que se producen y custodian en la USB, queda restringido únicamente a los funcionarios que en el ejercicio de sus competencias y funciones, pudieren tener acceso a los mismos en los términos establecidos por la ley. Sin embargo, se delimitará claramente las secciones del expediente al que tendrán acceso.

 

1) Tendrán  acceso a examinar los expedientes que se custodian en la USB:

 

a) El personal autorizado en el ejercicio de sus funciones.

b) Los titulares de los expedientes que se desea examinar. 

c) Instituciones externas a la USB, a través de una exposición de motivos fundamentada y debidamente avalada por el Rector.

 

2) La solicitud de Expedientes debe realizarse mediante el “Formato de control interno – Solicitud de consulta de expedientes”, el cual debe estar debidamente firmado y sellado por el Jefe de la unidad solicitante.  

 

3) El Formato de control interno – Solicitud de consulta de expedientes permanecerá disponible en la dependencia donde repose físicamente el expediente hasta culminar la consulta del mismo, momento en el cual, se verificará el estado de devolución del expediente y se devolverá la planilla al solicitante.

 

4) Toda consulta de expediente debe estar registrada en un formato interno de la dependencia donde repose físicamente el expediente.

 

5) Las consultas de los expedientes se realizarán en los espacios destinados para tal fin dentro de la dependencia,  en el horario establecido para ello, con excepción de los casos especiales, los cuales serán autorizados por el jefe de la unidad.

 

6) La consulta y revisión de los expedientes se hará en presencia del funcionario responsable del archivo. 

 

7) Se debe garantizar la disponibilidad de un área para la consulta de los expedientes.

 

TITULO III

 

DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD  PARA LA PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

 

DE LAS ÁREAS DE ARCHIVO

 

Artículo 13.- En las instalaciones de archivo se deben guardar con extremo cuidado los aspectos relativos a la iluminación, ventilación, aseo y mantenimiento. Así mismo, se deben garantizar los controles de humedad y temperatura, la limpieza continua, además de ser objeto de por lo menos una limpieza general anual. El local donde se encuentra el archivo debe ser fumigado una vez al año. Las áreas de archivo deberán contar con extintores de incendio de polvo químico seco, así como sistemas de detección y prevención de incendios.

 

DE LA CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE LOS EXPEDIENTES

 

Artículo 14.- Se deberá realizar el cambio periódico de los ganchos que sujetan los documentos dentro de la carpeta, a fin de evitar oxidación en el papel.

 

Artículo 15.- Se deberá realizar cambio en las carpetas cuando las mismas ya se encuentren en estado de deterioro o contaminación con presencia de hongos.

 

DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

 

Artículo 16.- Los documentos se deben digitalizar con una resolución de al menos 200 pixeles por pulgada, en imagen facsimilar, formato de documento portátil no editable y en escala de grises. Estas características facilitaran unas imágenes adecuadas y nítidas para ser leídas por pantalla y una buena calidad si se desean imprimir los documentos. 

 

Formato de digitalización de fotografías: Se digitalizarán en color verdadero y en formato PNG o JPG, con un promedio de al menos 200 pixeles, con un tamaño aproximado de 150x200 pixeles.

 

Artículo 17.- En cuanto a las políticas de almacenamiento y respaldo de los documentos digitalizados, la Universidad a través de la Dirección de Servicios Telemáticos establecerá los mecanismos respectivos.

 

TITULO IV

 

PROHIBICIONES

 

Artículo 18.-  A los efectos de la siguiente normativa se establecen las siguientes prohibiciones.

 

1) Queda prohibida la salida del expediente del área de consulta destinada. 

 

2) Los funcionarios de la Universidad a los que se les autorice la consulta de algún expediente, no podrán revelar mediante ningún medio, información sobre el contenido de los documentos o expedientes que hayan sido consultados.

 

3) Todo funcionario de la Institución podrá tener acceso a su expediente, pero en ningún caso podrá extraer de él ningún documento. En el caso que requiera reproducir algún documento que esté dentro del expediente, deberá solicitar autorización del funcionario responsable a fin de garantizar la seguridad de la información y esta actividad se realizará en el área del archivo.

 

4) Se podrá implementar el uso de escáner para la reproducción de algún documento a fin de economizar el uso de copiadoras y gasto de papel. No se permitirá la reproducción de aquellos documentos cuyas condiciones de deterioro afecten la conservación de la información en el mismo.

 

5) Los expedientes en consulta son intransferibles. Ningún usuario está autorizado para traspasar a otro el expediente suministrado.

 

6) Los usuarios no podrán conservar para sí ningún documento de algún expediente, ni reproducirlos, publicarlos o difundirlos.

 

7) En los expedientes no se archivarán los documentos impresos en papel de fax, en consecuencia, se deberá garantizar el envío del original o archivar la copia fotostática de los mismos.

 

8) Es responsabilidad de los funcionarios del archivo velar porque los usuarios no violen la integridad física ni el contenido de la información existente dentro del expediente consultado.

 

9) No podrán usarse sobre los documentos que reposen en el expediente, marcadores, resaltadores, correctores, ni cualquier otro instrumento que produzca oxidación en el papel.

 

10) No se podrá insertar clips, cintas plásticas, marcadores de papel engomado en los documentos que reposan dentro del expediente.

 

11) Los usuarios no están autorizados para extraer o incorporar folios, hacer anotaciones, cálculos o rayas en los documentos utilizados.

 

12) Está prohibido el consumo de alimentos en zona de archivo, pues los restos de alimentos aumentan las posibilidades de proliferación de insectos, hongos y roedores.

 

13) No está permitido fumar en las instalaciones de archivo ni áreas de consulta.

 

14) Queda prohibida la eliminación de expedientes o series documentales sin la autorización de la Comisión Evaluadora de Documentos del Cenda.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD LABORAL EN EL MANEJO DE LOS EXPEDIENTES

 

Artículo 19.- En total correspondencia con la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, queda establecido lo siguiente:

 

1) La utilización de guantes de látex para el manejo de los expedientes por parte del personal de archivo y usuarios, se recomienda su cambio inmediatamente después de alguna perforación y su uso no debe ser mayor a un día laborable. 

 

2) La utilización de una bata de protección (desechable) y el gorro quirúrgico para el cabello deben emplearse durante el día laboral.

 

3) El tapabocas quirúrgico y los lentes de protección son de uso obligatorio para el personal que se encuentra y permanece contacto con los expedientes y documentos.

 

4) Una vez culminada labores con las unidades documentales utilizar jabón antibacteriano o gel antibacteriano, con el propósito de una efectiva desinfección de manos y brazos.

 

DE LAS SANCIONES

 

Artículo 20.- Los usuarios y funcionarios que no cumplan con lo establecido en los lineamientos de la presente normativa o incurran en faltas que pongan en riesgo la información contenida en los expedientes de la USB quedarán sujetos a las sanciones disciplinarias establecidas en las Leyes o reglamentos internos, según fuere el caso.

 

TITULO V

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 21.- Son responsables de la aplicación de esta normativa todos y cada uno de los jefes de las dependencias de la Universidad y los responsables de las unidades de archivo donde se resguardan los expedientes de la USB.

 

Artículo 22.- El Cenda como dependencia que genera los lineamientos para la gestión de los documentos, resguardo y seguridad de los expedientes de la USB debe garantizar las mejores prácticas para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente normativa.

 

Artículo 23.- Los expedientes que contengan información clasificada como secreta deberán estar bajo la custodia del Cenda, quien garantizará su resguardo, protección y la conservación física de los documentos que allí se encuentren.

 

Artículo 24.- La Dirección de Planta Física debe garantizar la evaluación de los espacios de archivo dentro de la USB a fin de que se diseñen los proyectos necesarios para su adecuación y dar cumplimiento con lo establecido en la presente normativa.

 

Artículo 25.- Lo no previsto en esta normativa será resuelto por el Consejo Directivo de la Universidad Simón Bolívar.

 

Dado, firmado y sellado en la Sala Benjamín Mendoza de la Universidad Simón Bolívar en sesión ordinaria del Consejo Directivo, a los nueve (09)  días del mes de septiembre de dos mil quince (2015).

 

Enrique Planchart

Rector-Presidente

                                                        Refrendado,

                                                                               Cristian Puig

                                                                         Secretario