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Reglamentos - Normas de Aplicación General

Categoría: Normas y Lineamientos

Título: G.34 - Correo Electrónico de la Universidad Simón Bolívar. Uso

Contenido del Reglamento:


 

NORMAS Y LINEAMIENTOS DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO DE LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

 

 

Exposición de Motivos

El progreso de las tecnologías de información y su propia naturaleza globalizada han multiplicado de manera exponencial la posibilidad de que los usuarios puedan utilizar estos desarrollos para comunicarse con el mundo entero.

 

En Venezuela, como país inserto dentro del campo de las tecnologías, el uso de las mismas con fines comunicacionales ha crecido y es innegable que este flujo de datos que se genera ha ocasionado que surja un nuevo bien jurídico llamado “información” y que éste, en algún momento, necesitaría protección, especialmente después de identificar nuevas conductas en el uso de tales tecnologías. Es por ello que el Gobierno Nacional, en aras de regular y proteger los sistemas que utilicen tecnologías de información, ha promulgado leyes para tal fin, como la Ley Especial Contra los Delitos Informáticos y el Decreto con Fuerza de Ley sobre mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, ambos vigentes.

 

La Universidad Simón Bolívar no está exenta del uso intenso de estas tecnologías en todas las actividades asociadas a la academia, por eso el presente documento tiene por objeto establecer las normas y lineamientos en materia de creación, asignación, uso y funcionamiento de las cuentas de correo electrónico de los usuarios en beneficio de la calidad de vida de la comunidad universitaria.

 

Introducción

La Universidad Simón Bolívar (USB) cuenta en la actualidad con una amplia plataforma de servicios informáticos dentro de su red institucional, la USBnet. La entrada o acceso a estos servicios se logra a través del USBID, el cual permite otorgar un identificador y una clave personal a los miembros de la comunidad universitaria, según su tipo de afiliación con la institución. Entre los servicios ofrecidos por la USB a la comunidad de usuarios se destaca el correo electrónico.

 

El presente documento contiene las normas y lineamientos de uso que deben atender los usuarios y miembros de la comunidad a quienes la Universidad les asigna las cuentas de correo electrónico institucional.

 

Política de uso del correo electrónico

1.     El servicio de correo electrónico de la USB es una herramienta que la institución ofrece a los miembros de la Comunidad Universitaria para facilitar el intercambio de información en la gestión de la docencia, la investigación, la administración, la extensión y el desarrollo estudiantil.

 

2.     La Universidad aspira a que el uso de esta herramienta esté acorde con lo establecido en las normativas y lineamientos de la USB y las leyes de la República Bolivariana de Venezuela que rigen esta materia.

 

Definición de términos

Usuarios: se entiende por usuarios a los miembros de la Comunidad Universitaria de la USB: Estudiantes Activos, Estudiantes Graduados, Jubilados, Personal Académico, Personal Administrativo, Técnico y Obrero y su permanencia en esta condición se encuentra determinada por el tiempo que dure su relación con la institución. Las unidades académicas o administrativas que forman parte de la estructura de la USB son consideradas usuarios institucionales. Aquellas unidades que no pertenecen a la estructura de la USB, pero debido a sus funciones se encuentran ligadas a la institución o hacen vida dentro del recinto universitario, son denominadas usuarios especiales.

 

Identificador de acceso a la USBnet (USBID): es un identificador electrónico que permite a los miembros de la comunidad de usuarios de la USB tener acceso a algunos de los servicios informáticos disponibles en la institución.

 

Consejo de Coordinación de Sistemas Informáticos de la Universidad Simón Bolívar (CC/SI-USB): es un cuerpo delegado por el Consejo Directivo de la USB, para velar por la adopción y uso adecuado de las Tecnologías y los Sistemas de Información de la Universidad Simón Bolívar.

 

Dirección de Servicios Telemáticos (DST): es una unidad de soporte de los servicios relacionados con las tecnologías de información y comunicación (hardware, software, redes y telefonía), cuyo principal objetivo es establecer un punto único de contacto entre los usuarios y los especialistas de informática de la DST con el propósito de solucionar sus problemas técnicos y analizar las causas de los mismos para erradicarlos de manera efectiva, asegurando la operatividad total de los recursos, herramientas, sistemas y aplicaciones de misión crítica que soportan los procesos de la organización.

 

Correo Electrónico: es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos (también denominados mensajes electrónicos) mediante sistemas de comunicación electrónica. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar no solamente texto sino todo tipo de documentos electrónicos. Una dirección de correo electrónico es una serie de caracteres alfanuméricos que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo; cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona.

 

Mensaje: es la información que es transmitida a través del correo electrónico. También se conoce como mensaje electrónico.

 

Mensajes de Datos: toda información inteligible en formato electrónico o similar que pueda ser almacenada o intercambiada por cualquier medio.

 

Cadena de Mensajes: consiste en un mensaje de datos que intenta inducir al receptor a realizar algún número de copias de la carta para luego pasarlas a uno o más receptores nuevos.

 

Clave Personal: también denominado clave de acceso es un conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten verificar que alguien está autorizado para acceder a un servicio o un sistema. La clave es personal e intransferible para lo cual deberá mantenerse en secreto.

 

Spam, Correo Basura o Mensaje Basura: son mensajes de datos no solicitados, no deseados o de remitente no conocido (correo anónimo).

 

Alcance y Propósito

El alcance de las normas y lineamientos de uso del correo electrónico se circunscribe a todas las dependencias, instancias y entes de la USB. Establece los controles y medidas de seguridad para velar por el uso apropiado de este recurso.

 

Las normas y lineamientos de uso del correo electrónico deben ser conocidas y cumplidas por todos los usuarios del servicio de correo electrónico que ofrece la Universidad Simón Bolívar (USB).

 

Responsabilidades

• La DST es responsable de velar por el funcionamiento del servicio de correo electrónico.

• El CC/SI-USB será responsable de velar por el cumplimiento de las normas y lineamientos de uso del correo electrónico en la USB.

• Todo usuario que tenga asignado un correo electrónico dentro de la infraestructura tecnológica provista por la USB es responsable de usarlo según los propósitos declarados en este documento. Asimismo, todo usuario es responsable del respaldo de su buzón de correo electrónico, de su configuración y de los datos asociados al mismo.

 

Normas y Lineamientos de Uso del Correo Electrónico

 

De la asignación del Correo Electrónico

1. Las cuentas de  correo electrónico institucional están compuestas por cuatro (4) elementos:

a. El USBID asignado al usuario según la política vigente.

b. La  dirección  de correo electrónico institucional la  cual  es de  la forma USBID@usb.ve.

c. El buzón de correo es el depósito que sirve para almacenar correos electrónicos y está asociado a una cantidad de almacenamiento (espacio en disco) dentro de la plataforma provista por la USB.

d. La plataforma tecnológica de correo electrónico que provee la USB y que es administrada por la DST.

2. Las cuentas de correo electrónico institucional tendrán la siguiente denominación:

a. Las asignadas a USBID personales se denominarán cuentas de correo electrónico PERSONALES.

b. Las asignadas a USBID institucionales se denominarán cuentas de correo electrónico de las DEPENDENCIAS.

c. Las asignadas a USBID especiales serán denominadas cuentas de correo electrónico ESPECIALES.

3. La cuenta de correo electrónico es personal e intransferible, siendo responsabilidad exclusiva del usuario salvaguardar la clave de acceso asociada a su USBID.

4. Las cuentas de correo electrónico deben ser solicitadas ante la DST. Las condiciones y requisitos para su asignación dependerán del USBID otorgado al solicitante, de acuerdo con la Política de creación y permanencia del USBID.

5. Toda cuenta de correo electrónico tendrá un único responsable. El uso de las cuentas de correo electrónico de DEPENDENCIAS es responsabilidad del Jefe de la dependencia a la cual fue asignada. En el caso de las cuentas de correo electrónico ESPECIALES, su uso será responsabilidad del solicitante. Los responsables podrán autorizar el uso de dicha cuenta de correo electrónico a otra persona, sin eximirse de la responsabilidad por el cumplimiento de la presente política.

 

Del uso del servicio de Correo Electrónico

6. Queda prohibida la falsificación o usurpación de identidad al enviar, reenviar, aprobar o recibir correos electrónicos, así como la modificación del mensaje de correo electrónico en cualquier parte de su trayecto desde su origen hasta el destino, incluyendo los servidores de correo, la red y los repositorios finales.

7. Está prohibido el uso del correo electrónico para enviar comunicaciones consistentes en cadena o de contenido difamatorio o pornográfico, así como aquellas que promuevan la venta de productos o servicios ajenos a los ofrecidos por la USB y actividades no patrocinadas por la institución.

8. Cuando una persona se vea afectada por el uso con fines contrarios a lo establecido en las leyes de la República y en las normas de uso del correo electrónico por parte de un usuario, se podrá dirigir al CC/SI-USB, instancia ésta que podrá enviar una advertencia, sin menoscabo de los procedimientos administrativos y disciplinarios de la institución.

9. Todo usuario que incumpla alguna de estas normas podrá estar sujeto a acciones administrativas o disciplinarias de acuerdo con el rol que cumple en la universidad y con lo previsto en la reglamentación vigente correspondiente.

10. Cuando la conducta del usuario constituya un comportamiento tipificado como delito por las leyes de la República Bolivariana de Venezuela, éste asumirá la responsabilidad civil, patrimonial o penal correspondiente.

11. La USB se reserva el derecho de aceptar o rechazar conexiones de correo electrónico desde cualquier dirección de correo electrónico, dominio, servidores externos o servicios.

12. La USB no se hace responsable por la recepción de cualquier correo electrónico cuestionable o inapropiado.  Los usuarios que reciban o tengan conocimiento de este tipo de material pueden notificar el incidente a la DST.

13. Es responsabilidad de la DST activar, desactivar y suspender por un periodo determinado o, en su defecto, cancelar las cuentas de correo electrónico por inactividad o mal uso, comunicando esta situación a las instancias correspondientes.

14. Las cuentas de correo electrónico de las dependencias deben ser utilizadas exclusiva-mente para el envío-recepción de mensajes que tienen relación directa con la función de la unidad a la que pertenece y que motivaron su creación.

 

Del acceso al contenido del Correo Electrónico

15. En el caso de usuarios de cuentas de correo electrónico de DEPENDENCIAS de la USB, la DST podrá entregar el acceso al responsable de la unidad de adscripción o al superior jerárquico, quien se hará cargo de la confidencialidad con que se deben administrar los contenidos del buzón en los siguientes casos:

a. Retiro voluntario.

b. Egreso por terminación de la relación laboral.

c. Enfermedad.

d. Fallecimiento.

 

Disposiciones Finales

16. Los lineamientos y normas definidos en este documento se aplicarán a buzones de correo electrónico con direcciones distintas al formato USBID@usb.ve administrados por otras unidades de la Universidad en sus servidores particulares.

 

17. Cualquier caso dudoso o no previsto será resuelto por el Consejo Directivo una vez conocida la recomendación del CC/SI-USB.

 

Dado, firmado y sellado en la Sala Benjamín Mendoza de la Universidad Simón Bolívar, en sesión ordinaria del Consejo Directivo a los quince días del mes de mayo de dos mil trece.

 

 

        Enrique Planchart                                Cristián Puig

       Rector – Presidente                                 Secretario