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Reglamentos

Publicación que muestra los derechos y deberes de los integrantes de la Comunidad Universitaria.

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Estructura

Categoría: Reglamento

Título: B. 4 - Centro de Documentación y Archivo (CENDA)

Contenido del Reglamento:

EL CONSEJO DIRECTIVO


en uso de la atribución que le confiere el ordinal 12 del artículo 11 del Reglamento General de la Universidad Nacional Experimental Simón Bolívar, dicta el siguiente:

REGLAMENTO DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

Capítulo I
Disposiciones Generales

 

Artículo 1.- Los servicios del Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar sólo podrán ser utilizados por los funcionarios debidamente autorizados. 

Artículo 2.- El Centro de Documentación y Archivo prestará los siguientes servicios:

a) Referencia e información.

b) Consulta y préstamo.

c) Servicio de microfilmación.

d) Servicio de lectura e impresión de microfilms.

Capítulo II
Del fondo documental 

Artículo 3.- El Centro de Documentación y Archivo contará con un Fondo documental integrado por los siguientes documentos: 

a) Los que den información de antecedentes, organización, desarrollo o funcionamiento de la Universidad. 

b) Los que prueben algún derecho concerniente a los funcionarios que laboran o a los que de alguna forma están relacionados con la Universidad. 

c) Los de valor jurídico. 

d) Los registros académicos. 

e) Los que reflejen los intereses y trayectoria de la Universidad. 

Artículo 4.- Sólo podrán excluirse del Fondo Documental aquellos documentos a los cuales se hace referencia en el Capítulo Cuarto, Sección Tercera. 

Artículo 5.- El Director del Centro de Documentación y Archivo es el responsable de la preservación del Fondo Documental.

 

Capítulo III
Del personal de archivo

Artículo 6.- El personal del Centro de Documentación y Archivo es el responsable del manejo y custodia de la documentación recibida, quedando autorizado para tomar las medidas necesarias.

Artículo 7.- El Director del Centro de Documentación y Archivo será designado por el Rector de acuerdo al numeral 7 del artículo 15 del Reglamento General de la Universidad. A los efectos de designación, el Rector oirá previamente la opinión del Secretario.

Artículo 8.- Corresponde al personal:

a) Cuidar que el Centro de Documentación y Archivo se mantenga en condiciones de cumplir adecuadamente sus objetivos. 

b) Cumplir las funciones técnicas necesarias para la organización y funcionamiento de los servicios que presta. 

c) Velar por el buen estado y conservación del fondo documental, instalaciones, equipos, mobiliario, etc. 

d) Llevar con toda regularidad y eficiencia los controles de consulta, préstamo de documentos y demás inherentes a los servicios que presta.

e) Cumplir y hacer cumplir las órdenes e instrucciones que le transmitan las Autoridades Universitarias.

Capítulo IV
Sección Primera

De los servicios del Centro de Documentación y Archivo

 

Artículo 9.- El manejo y custodia de los documentos estará a cargo del personal del Centro de Documentación y Archivo. 

Artículo 10.- El acceso a los archivos será permitido sólo a los funcionarios autorizados y en gestión de trabajo, durante el horario laborable. 

Artículo 11.- Los funcionarios de la Universidad no podrán hacer uso de los documentos por sus propios medios, sino a través del personal del Centro de Documentación y Archivo. 

Artículo 12.- Se prohíbe a los funcionarios hacer anotaciones, desglosar, extraer e intercalar documentos en los expedientes.

Sección Segunda
Del préstamo de documentos

Artículo 13.- Sólo podrán solicitar documentos en préstamo las Autoridades de la Universidad, Directores de División, Asesor Jurídico, Decanos, Jefes de Departamentos, Directores Administrativos y cualquier funcionario de la Universidad debidamente autorizado por éstos. 

Artículo 14.- Los préstamos de documentos deberán efectuarse conforme a las normas establecidas en el procedimiento y mediante la forma "Solicitud de Documentos", con el objeto de llevar el debido registro y control de préstamos.

Artículo 15.- El funcionario solicitante es el único responsable por el deterioro, extravío o pérdida del documento. En caso de que el solicitante sea una persona extraña a la Universidad, el responsable será quien autorizó la solicitud de préstamo, con todas las consecuencias que de ello se deriven.

Artículo 16.- La duración del préstamo será de cinco (5) días hábiles. En los casos necesarios el usuario podrá solicitar una extensión o renovación del mismo.

Artículo 17.- Los funcionarios no podrán consultar la documentación confidencial sin la autorización correspondiente.

 

Sección Tercera
De la Desincorporación de Documentos

Artículo 18.- La documentación se archivará por un lapso de tiempo sujeto a su vigencia en la Universidad.

Artículo 19.- La eliminación de los documentos será efectuada por el Centro de Documentación y Archivo según lo establecido por las leyes, reglamentos correspondientes y la Comisión Evaluadora de Documentos.

Artículo 20.- Serán objeto de eliminación inmediata en los archivos de las unidades, la siguiente documentación:

a) Copias de un mismo documento.

b) Solicitudes de información que no impliquen acciones de tipo administrativo.

c) Correspondencia relativa a convocatorias, reuniones, invitaciones y artículos publicados en la prensa.

d) Boletines, comunicaciones, notas de entidades públicas y privadas recibidas o enviadas como simples notificaciones sin carácter oficial.

e) Informaciones o notificaciones sobre normas de servicio con carácter transitorio.

f) Correspondencia relativa a modificaciones de títulos y direcciones, siempre que se haya tomado nota de los mismos.

g) Cualquier otra, que a juicio del supervisor de la unidad respectiva previa consulta al Centro de Documentación y Archivo, carezca de valor para su conservación.

Artículo 21.- Se conservarán en los archivos de las unidades por un período no mayor de un (1) año, destruyéndose posteriormente la siguiente documentación:

a) Requisiciones a proveeduría y notas de entrega, de imprenta y reproducción.

b) Comunicaciones varias, dirigidas o recibidas por las unidades y que carezcan de valor administrativo o no implique una gestión de trámite en las funciones ordinarias de las mismas.

Artículo 22.- Permanecerán en los archivos de las unidades por un período de tres (3) años, para luego ser enviados al Centro de Documentación y Archivo:

a) Documentos que impliquen gastos de oficina, se conservarán en el Centro de Documentación y Archivo por un período de siete (7) años, contados a partir de la fecha de expiración de los contratos.

b) Recaudos de trabajo que modifiquen inmuebles o se refieran a reparaciones de los mismos, se mantendrán en el Centro de Documentación y Archivo durante doce (12) años.

c) Informes de Auditoría, Análisis de Cuentas, Listados del Mayor General y Comprobantes de Diario, se conservarán en el Centro de Documentación y Archivo durante doce (12) años.

d) Informes jurídicos permanecerán en el Centro de Documentación y Archivo durante veinte (20) años.

e) Contratos de trabajo, metas programadas y controles de avance, se conservarán en el Centro de Documentación y Archivo durante nueve (9) años, contados a partir de la fecha de expiración de los mismos.

Artículo 23.- Los expedientes de los funcionarios activos (personal académico, administrativo, técnico y obrero), permanecerán en el archivo de la Dirección de Recursos Humanos, hasta tanto el funcionario finalice su gestión con la Institución, enviándose posteriormente al Centro de Documentación y Archivo donde se conservarán por un período de sesenta (60) años.

Parágrafo Único: Los expedientes a los que se refiere el artículo 25, literal h), quedan exceptuados de esta disposición.

Artículo 24.- Los expedientes de los estudiantes permanecerán en el Archivo de la Dirección de Admisión y Control de Estudios hasta su graduación, enviándose posteriormente al Centro de Documentación y Archivo donde se conservarán indefinidamente.

Parágrafo Único: Los períodos de retención se adaptarán a cada unidad, mediante un estudio de los documentos tramitados por las mismas.

Sección Cuarta
Del Archivo Histórico

Artículo 25.- Los documentos que se enumeran a continuación se conservarán indefinidamente en el Centro de Documentación y Archivo para constituir el Archivo Permanente "Histórico de la Universidad."

a) Los que contengan información sobre la organización, funcionamiento, historia u origen, desarrollo y modificaciones experimentales o proyectadas de una División, Departamento, Decanato u oficina administrativa.

b) Todo documento aún de efecto transitorio, que pueda ser utilizado como antecedente y que sirva para reclamar, probar o crear un derecho u obligación.

c) Los que puedan contener información sobre el origen de un asunto, su organización, desarrollo y funcionamiento.

d) Los que puedan probar algún derecho permanente en favor de un particular.

e) Los que puedan servir a la implantación de una doctrina, de un uso o costumbre.

f) Los expedientes de los estudiantes.

g) Los documentos de propiedad de los bienes muebles o inmuebles.

h) Cualquier otro documento que a juicio del Centro de Documentación y Archivo u otra dependencia de la Universidad, se juzgue con trascendencia histórica

Capítulo V
De las Sanciones

Artículo 26.- Los infractores a las disposiciones del presente Reglamento serán sancionados por el Director del Centro de Documentación y Archivo, con la suspensión temporal del servicio mientras se instruya el correspondiente expediente disciplinario, ordenado por el Rector. La suspensión temporal aquí prevista es independiente de las sanciones disciplinarias a que hubieren lugar, las cuales, según la gravedad, serán aplicadas por las autoridades correspondientes señaladas en el Reglamento de Procedimiento y Sanciones Disciplinarias.

Capítulo VI
De la Comisión de Archivos Sectoriales

Artículo 27.- La Comisión de Archivos Sectoriales estará integrada por el Director del Centro de Documentación y Archivo quien la coordinará, una representación de supervisores de unidades tanto académicas como administrativas y el Jefe de la Sección de Coordinación de las Unidades Sectoriales.

Artículo 28.- La Comisión tendrá las siguientes atribuciones:

a) Asesorar al Director del Centro de Documentación y Archivo en la definición de políticas que rigen el sistema.

b) Analizar los problemas que confronta el Centro de Documentación y Archivo y proponer soluciones de acuerdo con sus facultades.

c) Evaluar y actualizar anualmente el Reglamento y someter a la consideración del Consejo Directivo, las modificaciones que crea conveniente.

d) Cualquier otra que se considere necesaria.

Capítulo VII
De la Comisión Evaluadora de Documentos

Artículo 29.- La Comisión Evaluadora de Documentos estará integrada por el Director del Centro de Documentación y Archivo, el Jefe de la Unidad sobre la cual toma la decisión, un representante de la Contraloría Interna, un representante de la Asesoría Jurídica y el Jefe del Departamento de Procesamiento de la Documentación.

Artículo 30.- La Comisión tendrá las siguientes atribuciones:

a) Revisar, estudiar y evaluar la documentación existente en el Archivo inactivo.

b) Evaluar y actualizar el tiempo de permanencia que debe tener la documentación en el Centro de Documentación y Archivo.

c) Autorizar los métodos de eliminación de los documentos.

d) Firmar las actas de desincorporación de documentos.

Artículo 31.- La Comisión se regirá por las normas y disposiciones siguientes:

a) Se reúne a petición del Director del Centro de Documentación y Archivo, y sus miembros serán convocados con una antelación mínima de tres (3) días hábiles.

b) Sus miembros asistirán obligatoriamente a las reuniones convocadas.

c) Los miembros de la Comisión tendrán derecho a voz y voto, tomándose sus decisiones con el acuerdo de la mayoría absoluta.

Capítulo VIII
De la Comisión Redactora de la Gaceta

Artículo 32.- La Comisión Redactora de la Gaceta estará integrada por el Secretario de la Universidad, el Director del Centro de Documentación y Archivo y el Jefe de la Sección Editora de la Gaceta de la Universidad.

Artículo 33.- La Comisión se encargará de todo lo relativo a la compilación y procesamiento de las resoluciones de los Consejos Académicos, Directivo y Superior.

Capítulo IX


De la comisión Editora de la Serie de Documentos de la Universidad Simón Bolívar

Artículo 34.- La Dirección de la publicación "Serie de Documentos de la Universidad Simón Bolívar" estará a cargo de:

a) Una comisión permanente integrada por el Rector, quien la presidirá, los Vicerrectores, el Secretario, el Director de Extensión Universitaria, el Director de la Unidad de Medios Audiovisuales, el Director del Centro de Documentación y Archivo, el Jefe del Instituto de Investigaciones Históricas y el Jefe de la Sección de Archivo Histórico.

b) Una Sub-comisión operativa integrada por el Secretario, el Director del Centro, el Jefe del Instituto de Investigaciones Históricas y el Jefe de la Sección de Archivo Histórico.

Artículo 35.- La Sub-comisión se encargará de la preparación del material relevante del archivo universitario que documente el proceso de desarrollo institucional de la Universidad.

Capítulo X
Disposiciones finales

Artículo 36.- Todos los procedimientos que se deriven del presente reglamento serán reflejados ampliamente en el "Manual de Procedimientos" del Centro de Documentación y Archivo.

Artículo 37.- Los casos dudosos y los no previstos en el presente Reglamento serán resueltos por el Consejo Directivo.

Artículo 38.- Se deroga el Reglamento del Centro de Documentación y Archivo de fecha 26 de noviembre de mil novecientos ochenta y seis.

Dado, firmado y sellado en la Sala Benjamín Mendoza, en sesión ordinaria del Consejo Directivo el día ocho de febrero de mil novecientos noventa y cinco.

 

(Firmado)
Freddy Malpica Pérez
Rector-Presidente
 
Refrendado,
 
(Firmado)
Pedro María Aso
Secretario