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Gaceta USB

Organo oficial de edición trimestral con el objeto de mantener informada a la Comunidad Universitaria sobre las políticas, resoluciones y acuerdos de los entes de decisión universitaria, reflejados en las actas de los Consejos Académico, Directivo y Superior.

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Reestructuración

Asunto: Comisión de Planificación

Fecha: 30-06-2000

Sesión: D 00-09

Sesión D 02-09 del 05-04-00
Reestructuración de la Comisión de Planificación

El profesor Carlos Gabriel Pollak Sapene informó que algunos miembros del Equipo Coordinador presentaron ante la Comisión Legislativa Nacional, el proceso de reingeniería que se lleva a cabo en nuestra Universidad el cual tuvo una gran acogida e inclusive miembros de esa Comisión indicaron que nuestro proceso podría servir de ejemplo para otras universidades y que el mismo sería tomado en consideración al momento en que se vayan a poner en práctica los planes que en ese sentido tiene el gobierno nacional.

Igualmente informó que en la última reunión del Equipo Coordinador, las personas que tienen a su cargo el lineamiento M del Núcleo del Litoral, presentaron un informe de avance del trabajo que vienen realizando haciendo énfasis en la parte comunicacional, y se conoció que la presentación formal la harán en un plazo de un mes.

Concluyó informando que el taller con los profesores de la Universidad de Warwick a que hizo referencia el profesor Carlos Reginal Pérez García resultó bien interesante. Se conoció que esa Universidad en 5 años logro alcanzar un autofinanciamiento del 60% que era el porcentaje que anteriormente aportaba el Estado, y también hubo una presentación sobre los procesos de gestión administrativa y de auditoría que van a ser de gran utilidad para el proceso de reingeniería.

Seguidamente tomó la palabra el profesor Michael Suárez Fontúrvel quien al referirse al documento "Diseño de la Actividad de Planificación" distribuido en la sesión, procedió a explicar cada una de las acciones emprendidas desde noviembre de 1999 en cuanto a Plan Operativo Anual 2000; Memoria y Cuenta 1998-1999, Informe de Gestión 1998-1999, Plan de Gestión 1997-2001; Estructura Programática del Presupuesto; y Planificación en red. Informó sobre lo realizado, los obstáculos confrontados para obtener información, lo que se está planificando para solventar tal situación, y sobre lo que se ha avanzado para lograr una estructura programática según la cual se elaborará el presupuesto 2001.

Indicó que tal como se describe en el documento presentado se propondrá la creación de la Dirección de Planta Física y la Reestructuración de la Comisión de Planificación, además de otras acciones relacionadas con indicadores de gestión.

Abierto el derecho de palabra los Consejeros emitieron diversas opiniones se intercambiaron ideas acerca de los distintos aspectos tratados, especialmente surgieron una serie de opiniones relacionadas con la necesidad de tener un sistema permanente y único de información, y finalmente se sugirió crear un lineamiento estratégico que cubra la operación de los Departamentos y otras unidades de la Universidad.

Se transcribe a continuación el documento presentado:

Diseño de la Actividad de Planificación Acciones emprendidas desde noviembre 1999

Plan Operativo Anual 2000

Se elaboró un Plan Operativo Anual 2000, que fue entregado ante la OCEPRE y la OPSU en el mes de marzo, a fin de cumplir con lo exigido en la ley. Para la elaboración de este plan, en lo referente a los Programas 01, 02 y 03, se utilizaron datos y proyecciones proporcionados por los Decanatos de Estudios Profesionales, de Estudios de Postgrado y de Investigación y Desarrollo, la Dirección de Admisión y Control de Estudios, y la Dirección de Extensión Universitaria, en lo que respecta a Sartenejas, y por la Dirección de Información Académica y Dirección de Investigación en lo que respecta al Núcleo del Litoral. La información de los ocho programas restantes fue proporcionada por la Oficina de Presupuesto.

Memoria y Cuenta 1998-1999, Informe de Gestión 1998-1999, Plan de Gestión 1997-2001

Desde principios del mes de febrero una comisión interdisciplinaria, designada por el Secretario, y ampliada por el Director de la Comisión de Planificación, quien la coordina, se encuentra en el proceso de entrevistas y recolección de información para la elaboración de estos documentos. El mayor obstáculo encontrado ha sido la poca disposición de algunas de las unidades involucradas a suministrar la información de una forma concisa, pertinente y ordenada, en un lapso de tiempo razonable. Ello puede ser debido a falta de conocimiento, falta de una cultura de rendición de cuentas a tiempo, o a fallas internas en el manejo de la información en cada unidad. No obstante, se espera que a finales de marzo finalice el proceso de recolección, para pasar luego a la integración de la información recabada y la redacción de los respectivos documentos, todos ellos requeridos por la ley.

Estructura Programática del Presupuesto

La estructura programática con la cual se elabora el presupuesto de la USB data de principios de los ´80. En su proceso de crecimiento en estos veinte años, la institución ha sufrido cambios que no se han visto reflejados a nivel de dicha estructura. Actualmente, un grupo de trabajo interdisciplinario ha formulado una propuesta para una nueva estructura programática y se encuentra en el proceso de su validación con las unidades directamente afectadas. Una vez terminado este proceso, se depurará el listado de las unidades ejecutoras, se asignarán códigos únicos a cada uno de los proyectos, y el producto final constituirá la estructura programática según la cual se elaborará el presupuesto 2001.

Planificando en Red

Este es un programa, aún en fase de diseño, que tiene como finalidad recabar, mediante páginas web accesibles por USBnet, la planificación anual de cada unidad. La información recabada permitirá elaborar un POA que esté más ajustado a la realidad institucional y que sirva de base para la elaboración del respectivo presupuesto, de acuerdo a la estructura programatica descrita en el punto anterior. Así mismo, se pretende que este mismo programa permita recabar la información necesaria para la elaboración de la Memoria y Cuenta y el Informe de Gestión. En el diseño de este programa, participan conjuntamente el Laboratorio de Multimedia (Lab F), dirigido por el profesor Víctor Theotiksto, y la Comisión de Planificación. La meta, en una primera etapa, es tener el programa funcionando a finales del mes de abril y poder presentar un anteproyecto de POA 2001 a finales de junio, que sirva de base para la elaboración del Presupuesto 2001, de acuerdo a la nueva estructura programática antes descrita.

Propuesta de creación de la Dirección de Planta Física

Después de un cuidadoso estudio de propuestas anteriores, así como de estructuras organizativas de otras instituciones, se elaboró un papel de trabajo con la propuesta de creación de la Dirección de Planta Física. Esta propuesta fue entregada a las autoridades a principios de marzo y en este momento hay una comisión, integrada por las personas directamente involucradas, trabajando en los detalles operativos que permitan tener una propuesta definitiva, la cual deberá incorporar las modificaciones necesarias para poder implementarla cuanto antes.

Reestructuración de la Comisión de Planificación

Una vez adscritas la Sección de Planta Física y la Oficina de Ingeniería a otra Dirección, y a la luz del proceso global de cambio que se viene gestando en la USB, se está procediendo a reestructurar la Comisión de Planificación, ajustando sus funciones al nuevo papel que deberá desempeñar. Un papel de trabajo que contiene la propuesta de esta nueva estructura fue entregado al rector el pasado 15-03-00, a fin de obtener sus sugerencias al respecto.

Indicadores de Gestión

Ya se ha incorporado el programa de indicadores de gestión a la Comisión de Planificación. El poryecto interinstitucional UCV-ULA-USB "indicadores de gestión para las universidades venezolanas" , financiado por CONICIT, termina en mayo. Se espera conseguir financiamiento adicional del CONICIT y de la OPSU para un segundo período, en el cual el objetivo central es institucionalizar el proceso en la USB y lograr que toda la estructura organizativa desarrolle y use sus propios indicadores de gestión. Se pretende poder lograr este objetivo a través del programa de Formación Gerencial, coordinado por la Dirección de Desarrollo Profesoral.

Así mismo, se espera incorporar todo el sistema de estadística que permita tener información precisa y actualizada en cualquier momento. Es evidente que todo esto será posible en la medida en que las unidades responsables de bases de datos, aporten la información oportunamente y con la calidad requerida. Marzo 2000